Sertifisering etter anerkjente standarder gir sertifikatinnehavere anledning til å benytte logo og relevant sertifiseringsmerke. Sertifiseringsmerket kan benyttes i markedsføring og informasjonsøyemed digitalt eller på materiell, utstyr, kjøretøy eller bygg.

Sertifiseringorganet har eierskap til egne utstedte sertifikater og derav myndighet til å suspendere, innsnevre eller trekke tilbake sertifikater.

Den enkelte kunde kan i kortere perioder selv be om midlertidig tilbaketrekking av sertifikater.

• Suspensjon er midlertidig ugyldiggjøring av et sertifikat (inntil 6 mnd).
• Tilbaketrekking er en permanent tilbaketrekking av et sertifikat.

Suspensjon

Sertifikater kan suspenderes dersom:

Vedvarende og alvorlige avvik i ledelsessystemet / brudd på sertifiseringskrav som ikke rettes opp

Sertifikatinnehaver ikke tilrettelegger eller gir tilgang til organisasjonen for gjennomføring av revisjoner som årlige oppfølgingsrevisjoner eller resertifiseringer

Misbruk av sertifikat, sertifiseringsmerke eller feil henvisning til sertifisering, herunder villedende markedsføring

Manglende betaling for sertifiseringstjenesten eller andre brudd på andre vilkår i tråd med inngått avtale

Andre forhold som alvorlige hendelser, kriminelle handlinger eller andre bevis som bekrefter manglende samsvar med regelverk eller angjeldende standard herunder rapporter fra tilsyn eller andre pålitelige organer

• Sertifikatinnehaver selv ber om midlertidig suspensjon.

Dersom det er grunnlag for suspensjon skal sertifikatinnehaver motta en erklæring fra sertifiseringsorganet som beskriver årsaken til suspensjonen, referanse til objektivt bevis, betingelsene for å oppheve suspensjonen, og konsekvensene av manglende handling.

Oppfølging

• Sertifiseringsorganet skal verifisere at nødvendige tiltak er gjennomført innen en gitt tidsramme. Dersom tiltakene fra sertifikatinnehavere er tilfredsstillende, oppheves suspensjonen. Hvis ikke, kan sertifikatet trekkes tilbake. Et sertifikat kan ikke suspenderes i mer enn 6 måneder.

Tilbaketrekking

Sertifikater skal tilbaketrekkes dersom:

1. • Betingelsene for suspensjon ikke oppfylles av sertifikatinnehaver
   • Hvis bruddene på sertifiseringskravene er så alvorlige at suspensjon ikke anses som tilstrekkelig.
   • Frivillig tilbaketrekking: Hvis klienten selv ber om permanent tilbaketrekking av sertifikatet.
2. Sertifikatinnehaver skal motta et formelt brev som beskriver årsaken til tilbaketrekkingen og kravene om å opphøre bruken av sertifiseringsmerket og returnere sertifikat og kopier til sertifiseringorganet.

• Sertifikatinnehaver skal informeres om retten til å klage på beslutningen.

Disse retningslinjene bidrar til å opprettholde integriteten og påliteligheten til sertifiseringsprosessen.

1. Formål Formålet med denne HMSK-policyen er å sikre at Norsk Sertifisering opprettholder de høyeste standardene for helse, miljø, sikkerhet og kvalitet i alle våre aktiviteter og tjenester.

2. Omfang Denne policyen gjelder for alle ansatte, innleide ressurser og samarbeidspartnere til Norsk Sertifisering

3. Prinsipper

Helse:

• Fremme og og sikre god fysisk og mental helse for alle ansatte.
• Tilby regelmessige helseundersøkelser, støtteordninger og opplæring
• Sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø

Miljø:

• Minimere miljøpåvirkningen av våre aktiviteter.
• Implementere bærekraftige praksiser og redusere avfall.
• Overholde alle relevante miljølover og forskrifter.

Sikkerhet:

• Forebygge ulykker og skader gjennom risikovurdering og sikkerhetsopplæring.
• Sikre at alle ansatte er kjent med og følger sikkerhetsprosedyrer.
• Rapportere og undersøke alle hendelser og nestenulykker.

Kvalitet:

• Levere tjenester av høy kvalitet som oppfyller kundens forventninger.
• Kontinuerlig forbedre våre prosesser og systemer.
• Sikre at alle ansatte er opplært og kompetente i sine roller.

4. Ansvar

• Ledelsen er ansvarlig for implementering og vedlikehold av denne policyen.
• Alle ansatte er ansvarlige for å følge HMSK-prinsippene og rapportere eventuelle bekymringer.

5. Revisjon og Forbedring

• Denne policyen skal gjennomgås årlig og oppdateres etter behov for å sikre kontinuerlig forbedring.

Våre generelle betingelser gjelder for alle som kjøper tjenester av Norsk Sertifisering. Eventuelle tillegg eller endringer fra disse betingelser avtales skriftlig i en kontrakt mellom partene.

Formål og omfang av tjenesten skal fastsettes i en egen kontrakt sammen med priser og øvrige vilkår for sertifiseringstjenesten. Eventuelle endringer i omfang skal spesifiseres skriftlig mellom partene. Norsk Sertifisering forbeholder seg retten til å endre de generelle betingelsene.

 

Kundens forpliktelser

Kunden skal både i forkant, underveis og i ettertid legge til rette for og medvirke til at sertifiseringsorganet kan gjennomføre oppdraget på en god og effektiv måte.

Kunden skal:

• underrette sertifiseringsorganet i god tid om ethvert forhold av betydning for oppdraget;
• sørge for at Sertifiseringsorganet og dets revisjonsteam er forelagt all relevant dokumentasjon for sertifiseringsprosessen, samt er sikret tilgang til utstyr og egnede lokaler for revisjonen;
• sørge for at ledelse og representanter for ansatte er tilgjengelig under revisjonsmøtet;
• påse at sertifiseringsorganets revisjonsteam er forsvarlig sikret under arbeid i kundens lokaler / eiendommer i henhold til gjeldende regelverk, evt i forkant iverksette sikkerhetstiltak for å trygge arbeidsmiljøet for revisjonsbesøket;
• under revisjonsbesøket kunne demonstrere og fremvise gyldige dokumenter og spor etter at arbeidsprosesser etterleves i tråd med kravene;
• sikre at bruken av sertifikat er begrenset til sertifiseringsomfanget og at den ikke er misvisende eller utilsiktet kan bli knyttet til annen anvendelse.

Sertifiseringsorganets forpliktelser

Sertifiseringsorganet utføre arbeidet profesjonelt og med den nøyaktighet og grundighet som er påkrevd gitt oppdragets omfang og formål. Sertifiseringstjenesten skal leveres i samsvar med gjeldende standard for sertifiseringstjenester og gjeldende sertifiseringskrav.

Sertifiseringsorganet skal:

• sørge for at egnet verktøy og utstyr som er nødvendig for utførelse av tjenesten er på plass;
• utpeke et revisjonsteam sammensatt med rett kompetanse til å utføre tjenesten;
• innhente underleverandører med rett kompetanse som fagrevisor eller annen teknisk bistand når oppdraget krever det;
• planlegge og gjennomføre årlige risikobaserte revisjoner i tråd med revisjonsprogrammet;
• utarbeide revisjonsrapport og følge opp funn fra revisjonsoppdrag;
• utstede sertifikat og forestå nødvendig sertifikatforvaltning etter gjeldende krav.

Sertifikatforvalting og formidling

Det utstedte sertifikatet er et verdidokument som eies og forvaltes av sertifiseringsorganet etter gitte regler.

Sertifiseringsorganet har ansvar for å utstede, formidle, opprettholde, endre, suspendere eller tilbaketrekke sertifikater i tråd med gjeldende regler for sertifiseringstjenesten. Ved evt suspensjon eller tilbaketrekking skal sertifiseringsorganet varsle Kunden med begrunnelse om dette.

Kunden kan etter gitte forutsetninger søke om suspensjon av eget sertifikat for en gitt periode på inntil 6 mnd. I slike tilfeller vil sertifiseringsorganet gjennomføre resertifisering og fornyelse av sertifikatet med ny utløpsdato når suspensjonen oppheves.

Som sertifikatinnehaver forplikter Kunden seg til å følge kravene til bruk av sertifikatet og oppfølging i forhold til sertifikatet. Ved mislighold kan sertifiseringsorganet suspendere eller tilbaketrekke sertifikatet eksempelvis dersom fakturaer ikke betales, at sertifikat eller merke misbrukes, eller rapporter ikke sendes inn der det er krav om dette.

 

Vederlag og betalingsbetingelser

Vederlag for revisjonstjenesten avhenger av beregnet tidsbruk for det enkelte oppdrag. Beregning av revisjonstid er regulert i internasjonale akkrediteringsstandarder og omhandler bla omfang, antall steder/lokasjoner som skal besøkes, virksomhetens størrelse, bransjekoden virksomheten er registrert under, vurdering av  risiko og kompleksitet mv.

Tjenesten leveres i tråd med standard prisbetingelser:

• Alle priser for systemsertifisering oppgis eks mva, for personsertifisering oppgis priser med mva.
• Reise og opphold belastes i henhold til Statens satser pluss 10 prosent dersom ikke annet er skriftlig avtalt.
• Ved avtalt revisjonsprogram faktureres opp mot 50% av estimert vederlag, resterende faktureres månedlig etter påløpte timer og kostnader.
• Fakturering skjer deretter månedlig etter påløpte timer og kostnader
• Dersom oppdraget medfører unødig ventetid, ekstraarbeid eller avvik som følge av at sertifiseringsorganet har mottatt ukorrekt eller ufullstendig informasjon, skal faktureres i tråd med gjeldende priser på tidspunktet for oppdraget.
• Ved hasteoppdrag eller oppdrag ut over normal arbeidstid gis et avtalt pristillegg etter gitte satser.
• Sluttfakturering skjer ved avsluttet oppdrag.
• Betalingsforfall er satt til 10 kalenderdager. Kunden skal betale faktura innen forfallsdato.
• Betaling etter forfall beregnes med forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven og purregebyr med inkassogebyr i henhold til inkassoforskriften.

Dersom Kunden viser ikke er i stand til eller ønsker å overholde betalingsforpliktelsene skal sertifiseringsorganet avbryte oppdraget og tilbakekalle alle sertifikater.

Norsk Sertifisering forbeholder seg retten til å endre de generelle betingelsene som følge av vedtak og reguleringer fra myndighetene som kan påvirke innholdet i tjenestene, avstedkomme endringer i fakturering, eller på annen måte påvirke prisene.

Prisene er gjenstand for regulering hvert år i tråd med konsumprisindeksen. Reguleringer vil gjelde fra det tidspunktet de er vedtatt og også gjelde for pågående oppdrag.

 

Ansvarsbegrensning

Sertifiseringsorganet og dets ressurser er ikke under noen omstendighet ansvarlig for skader som måtte oppstå grunnet produksjonsstans eller andre former for inntektstap eller reduksjon i fortjeneste, eller andre indirekte tap, skader eller andre følgeskader.

Ved bruk av underleverandører for å levere våre tjenester er vi alene ansvarlig for tjenestene. Ethvert krav i tilknytning til våre tjenester skal kun fremsettes mot oss og ikke mot våre underleverandører eller andre som er tilknyttet oss.

Norsk Sertifisering er kun ansvarlig for direkte skade på kundens eiendom eller personskade dersom skaden skyldes uaktsomhet eller feil fra vår side i forbindelse med oppdraget forutsatt at slike feil eller mangler ikke er forårsaket av feil eller uaktsomhet fra kundens side.

Vårt ansvar er under enhver omstendighet begrenset til det avtalte vederlaget for det oppdraget hvor skadet er oppstått. I de tilfeller hvor vi aksepterer ansvar overfor mer enn en part, vil vår ansvarsbegrensning bli delt mellom de involverte partene.

Disse restriksjonene gjelder imidlertid ikke ved forsett eller grov uaktsomhet fra Norsk Sertifisering sin side. Feil som utelukkende skyldes vår uaktsomhet, skal rettes opp av Norsk Sertifisering uten vederlag.

 

Force majeure

Ingen av partene kan vise til mislighold overfor den annen part ved mangler eller forsinkelser som skyldes Force Majeure. Heller ikke kan noen av partene holdes økonomisk ansvarlig for følgene av slike mangler og forsinkelser.

I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.

 

Forsikring

Begge parter skal ha tegnet forsikring som dekker de ansvarsområder beskrevet i disse betingelser og vilkår. Norsk Sertifisering er forsikret for skader som kan tilskrives uaktsomhet eller forsømmelse i forbindelse med sine råd eller utførelse av de oppgaver som faller inn under virksomhetens profesjonsansvarsforsikring. De gjeldende poliser kan vises på oppfordring.

 

Taushetsplikt og konfidensialitet

Begge parter har taushetsplikt om forhold knyttet til den annen parts virksomhet og forretningsførsel som ikke er rettmessig allment kjent, inkludert eventuelle resultater av oppdraget utenom sertifikatinformasjon som formidles.

 

Taushetsplikten gjelder partenes ansatte og andre som måtte handle på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av oppdraget underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partenes taushetsplikt gjelder også etter avtalens utløp. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor.

Sertifiseringsorganet har som profesjonell utøver av kontrolltjenester et særskilt ansvar for å sikre at personopplysninger og konkurransemessige forhold behandles slik at opplysningenes integritet og konfidensialitet beskyttes. Det er kun sertifiseringsorganets autoriserte ressurser med tildelte roller og tilhørende opplæring og signerte erklæringer som kan ha tilgang på sensitive opplysninger om personer og virksomheter.

 

Alle opplysninger som mottas av eller om den annen part i forbindelse med utførelse av sertifiseringstjenesten skal behandles fortrolig. Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Unntak fra taushetsplikten følger av lov, blant annet av hvitvaskingsloven.

 

Mislighold

Begge partene kan heve avtalen dersom den annen part i vesentlig grad misligholder sine forpliktelser etter avtalen, og forholdet ikke er rettet innen 14 dager etter skriftlig varsel. Dersom avtalen opphører pga. mislighold fra kundens side, har Norsk Sertifisering rett til å få dekket påløpt honorar og påløpte kostnader iht. avtalen frem til opphørstidspunktet. I tillegg har Norsk Sertifisering krav på erstatning for eventuelle tap som følge av misligholdet. Dette gjelder bade indirekte og direktetap.

1. Behandlingsansvar:

Daglig leder er på vegne av Norsk Sertifisering AS ansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

2. Lagring av personopplysninger:

Vi lagrer følgende opplysninger som grunnlag for saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling:

• Søkere og sertifikatinnehavere ved personsertifisering: Navn, adresse, fødselsdato, fødselssted/kommune, telefonnummer, e-post-adresser, telefonnummer, passord (min side), kompetanseopplysninger som CV, vitnemål, eksamensdokumenter.
• Kursarrangør – personellsertifisering: Navn på kontaktperson, adresse, telefonnummer og epostadresse arbeid.
• Systemsertifisering av virksomheter: Navn, adresse, telefonnr., epostadresser, passord, kompetanseopplysninger (Min side).
• Ressurspersoner: Personer som er involvert i sertifiseringsaktiviteter, overvåking av sertifiseringsordningene eller som representerer ulike interesseparter: Navn, telefonnummer og e-postadresse arbeid og rolle.

3. Formålet med behandlingen

3.1. Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling

Norsk Sertifisering AS behandler personopplysningene for å kunne gjennomføre forpliktelser som gjelder for sertifiseringsordningene og forpliktelser etter avtale fastsatt i søknad, adferdskode (personellsertifisering) og/eller kontrakt. Dette omfatter behandling av og beslutninger og informasjon om sertifisering og fornyelser, utvidelser og reduksjon av sertifiseringsomfang, suspensjon eller tilbaketrekking av sertifikat, klage på sertifikatinnehavers adferd eller virke, anke på beslutninger og fakturering.

Norsk Sertifisering AS behandler eller lagrer ikke sensitive personopplysninger. Personopplysninger som blir benyttet som grunnlag for beslutning om tilrettelagt eksamen ved personellsertifisering, herunder dokumentasjon på funksjonshemming fra lege, foresatt eller arbeidsgiver, blir ikke lagret. Søker skal forelegge behov for tilrettelagt eksamen til Norsk Sertifisering minst 1 uke før eksamen. Dokumentasjon som nevnt ovenfor forevises ved oppmøte til eksamen. Dersom dette ikke kan forevises ved oppmøte, må kandidaten gjennomføre eksamen på vanlig måte eller møte opp med nødvendig dokumentasjon til en senere tilrettelagt eksamen.

3.2. Publisering

Publisering av personopplysninger – sertifikatinnehavere: Informasjonen er nødvendig for å oppfylle rettslige og avtalefestede forpliktelser og forebygge sertifikatforfalskninger.

Publisering av personopplysninger – ressurspersoner: Informasjonen anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Formålet er å dokumentere en struktur som skal sikre upartiskhet og forebygge interessekonflikter, sikre faglig styring av ordningene og at ulike interesseparter er representert. Personopplysningene framgår av fagstyre og programkomite for personellsertifisering, bransjeråd og fagrevisorer for sertifisering av virksomheter og gjennom en upartiskhetskomite.

Publisering av personopplysninger – kursarrangører: Informasjonen blir benyttet til å oppfylle våre akkrediteringsvilkår om å gjøre informasjon om alle forutsetninger for sertifiseringsordningene offentlig tilgjengelig, herunder informasjon om opplæring.

4. Grunnlaget for behandlingen

4.1. Personellsertifisering

Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling: Informasjon om navn, adresse, fødselsdato, fødselssted (gjelder søker), telefonnummer og epostadresser arbeid og passord (Min side) blir benyttet for kunne oppfylle avtale med søker / kandidat fastsatt i søknad og avtale med ressurspersoner (personell som er involvert i sertifiseringsaktiviteter) fastsatt i kontrakt. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Ansiktsbilde av kandidat blir benyttet i sertifikat. Det blir gjort videopptak av muntlig eksamen. Opptaket blir benyttet ved bedømmelse av prestasjon under eksamen og til behandling av anke på beslutning.  Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a) og (b).

Informasjon om utløp av sertifikat: Sertifikatet er gyldig i 3 år. Du må selv søke om fornyelse, som kan skje i perioden 6 måneder før til 6 måneder etter utløpsdatoen. Der du gjennom søknad har samtykket eller der du på Min side har anmodet om det, vil det bli sendt ut informasjon om utløp av sertifikat i perioden 6 måneder før og inntil 6 måneder etter utløp. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

Tilrettelagt eksamen: Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av sertifisert personell: Der du, gjennom søknad, har samtykket til det, blir navn, sertifikatnummer og gyldighetsdato publisert på Norsk Sertifisering AS sin nettside for det aktuelle sertifiseringsområdet. Dette gjelder også IPC-sertifikat og EOQ-kompetansebevis. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a) og (b).

Publisering av sertifiserte tjenestetilbydere: Norsk Sertifisering har opprettet et kontaktregister for sertifiserte tjenestetilbydere. Ønsker du å stå oppført i dette registeret må vi ha skriftlig beskjed til info@norsksertifisering.no. Opplys i så fall om sertifikatnummer, epostadresse, telefonnummer og eventuelt firma / bransje. Informasjonen blir publisert sammen med ditt navn, sertifikatnummer og gyldighetsdato. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av fagstyre og komiteer: Der du har samtykket til det, blir informasjonen benyttet til informasjon som anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

Publisering av personopplysninger – kursarrangører: Informasjonen blir benyttet til å oppfylle våre akkrediteringsvilkår, se formål. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

4.2. Sertifisering av virksomheter

Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling: Navn, adresse, telefonnummer og epostadresser arbeid og passord (Min side) blir benyttet for kunne oppfylle avtaler med virksomhet og med ressurspersoner fastsatt i respektive kontrakter. Norsk Sertifisering AS sender ut varslinger om revisjoner og besøk i samsvar med kontrakter og revisjonsprogram. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av informasjon om faglig ledelse:

• Sakkyndig virksomhet og sikkerhetsopplæring i henhold til forskrift 1360 om administrative ordninger: Faglig leders kontaktinformasjon, herunder telefonnummer og epostadresse arbeid blir publisert på fellesregister over sertifiserte virksomheter www.sert555.no.  Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b) og (c).
• Privatrettslige avtaler om sertifisering av virksomheter innenfor G5, offshorekran G6, flytekran og D7, løfteredskap til brønn og brønnboring: Angivelse av navn på faglig leder. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av fagråd og fagrevisorer: Der du har samtykket til det, blir informasjonen benyttet til informasjon som anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

5. Innhenting av personopplysninger

Norsk Sertifisering AS lagrer de personopplysningene som du har avgitt ved

• forespørsel om pris og sertifiseringsvilkår
• forespørsel eller anmodning om spesielle tiltak knyttet til sertifiseringsprosessen
• søknad og kontrakt i forbindelse med revisjons- og sertifiseringstjenester
• samtykke for behandling av personopplysninger for ett eller flere formål

6. Utlevering av opplysninger til tredjepart

Norsk Sertifisering AS frigir ikke informasjon om søkere, kandidater eller sertifiserte personer / virksomheter til tredjepart uten samtykke eller med mindre det er et rettslig eller avtalerettslig grunnlag for det.

6.1. Forpliktelser i sertifiseringsordningene

Norsk Sertifisering AS er gjennom akkrediteringsvilkårene, forpliktet til å forevise all relevant informasjon som akkrediteringsorganet krever innsyn i under tilsynsbesøk, inklusive personopplysninger. Dersom det imidlertid foreligger krav om utlevering av personopplysninger, vil personen(e) som det angår, bli informert.

Norsk Sertifisering AS er gjennom forskrift 1360 om administrative ordninger, forpliktet til å utlevere relevant informasjon til myndighet som fører tilsyn med forskriften, det vil si Direktoratet for arbeidstilsynet. Kontaktperson hos sertifisert virksomhet blir informert i tilfeller der det foreligger behov for eller krav om utlevering av personopplysninger.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b) og (c).

6.2. Forpliktelser i avtaler

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen, utleveres nødvendige opplysninger til fagrevisorer i forbindelse med tredjepartsrevisjon. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

7. Rettigheter for den registrerte

Du har rett til å vite hvordan dine personopplysninger blir behandlet, hva som er formålet med behandlingen, hvilke opplysninger vi har lagret, hvor vi har hentet informasjonen fra, om og evt. til hvem opplysningene blir eller kan bli utlevert til, hvor lenge vi lagrer opplysningene eller hva vi legger til grunn for fastsettelse av lagringstid og i hvilken grad du har rett til retting og sletting av personopplysningene.

8. Retting og sletting av personopplysninger

8.1. Retting – rettigheter og plikter

Du kan be oss rette eller supplere personopplysninger som er feilaktige og misvisende. Du må kunne sannsynliggjøre hva som er uriktig / misvisende og hva som er korrekt.

Du må melde om endringer i personopplysninger og annen informasjon som har betydning for søknad, søknadsbehandling og sertifiseringsbeslutninger.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a), (b), (c).

8.2. Sletting

I bestemte situasjoner, kan du be oss om å slette opplysninger om deg selv. Dette gjelder når personopplysningene ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet og/eller når du har trukket tilbake et samtykke som ligger til grunn for behandlingen. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 17 (a) og (b).

8.3. Arkivering

Personellsertifisering: Personopplysninger som følger av søknad, søknadsbehandling og registreringer fra sertifiseringsprosessen, blir oppbevart i en full sertifiseringsperiode. Makulering foregår tidligst etter 3,5 år.

Sertifisering av virksomheter: Personopplysninger som følger av søknad, søknadsbehandling og registreringer fra sertifiseringsprosessen, blir minimum oppbevart i 3 år ut over kontraktsperioden.

9. Informasjonssikkerhet

Norsk Sertifisering AS har etablert regler og rutiner for beskyttelse av personopplysninger.

10. Kontaktinformasjon

Henvendelser om behandling av personopplysninger kan sendes på e-post til info@norsksertifisering.no eller ved å kontakte behandlingsansvarlig.

Klage: Klage rettet mot en sertifisert person eller utrykk for misnøye i forbindelse med saksbehandling eller andre aktiviteter i Norsk Sertifisering. Klager blir behandlet av en kompetent person utpekt av sertifiseringsorganet.

Anke: Forespørsel fra søker, kandidat eller sertifisert person om ny behandling av enhver avgjørelse i forbindelse med sertifiseringsavgjørelser, herunder sertifisering, resertifisering, advarsel, suspensjon eller tilbaketrekking. Anker blir forelagt en ankeansvarlig i/utpekt av sertifiseringsorganet og som ikke har bedømt besvarelsen

For alle klager og anker gjelder:

• Skriftlighet: Klager/anker og svar på slike skal sendes skriftlig.
• Konfidensialitet: klagen/anken blir behandlet konfidensielt, og klageren har krav på anonym behandling.
• Uavhengighet, upartiskhet: Klager og anker blir behandlet av personer som er uavhengig, kan opptre upartisk og ikke har økonomiske eller andre interesser som kan påvirke utfallet av saken.
• Undersøkelser og beslutninger skal ikke medføre diskriminerende tiltak overfor klager.
• Behandling: Klager/anker blir behandlet i samsvar med retningslinjene som gjelder for klagens art
• Avvisning av klage/anke:
• Grunnlag for å avvise en klage kan være at den:
  • er ubegrunnet eller udokumentert
  • er framlagt på vegne av en annenpart som er uavhengig av saken og/eller aktuelle kontrollobjekter
  • anses usaklig og framstår som trakasserende overfor en innklaget
  • ikke kan behandles anonymt overfor klager uten samtykke fra klager
  • faller utenfor krav til formål og omfang i ordningen
  • Når det foreligger grunnlag for å avvise klagen, skal Norsk Sertifisering AS gi en begrunnet informasjon til klageren og orientere om at denne kan anke avgjørelsen til Programkomiteen.

Personsertifisering:

Klager og anker som gjelder personsertifisering, herunder sertifisering, fornyelse, suspensjon eller tilbaketrekking blir forelagt en ansvarlig utpekt av Sertifiseringsorganet. Dersom klagen eller anken tas til følge, oppnevnes en sensor/assessor som foretar en selvstendig faglig vurdering. Sensor/assessors bedømmelse er endelig.

Utfallet av klagen/anken sendes skriftlig fra sertifiseringsorganet innen 3 måneder etter mottatt klage/anke.

Gebyr: Det påløper et gebyr for behandling av anken som blir tilbakebetalt dersom kandidaten får medhold.

Ankebehandling:

Klager eller den innklagede kan anke en avgjørelse inn til Norsk Sertifisering innen 3 uker etter at resultatet fra klagen foreligger. Mottak av anken bekreftes i løpet av 1 uke.

Anken vil bli behandlet av upartisk personell tilknyttet sertifiseringsorganet og vil bli behandlet i løpet av 6 uker.

Resultatet av ankebehandlingen er endelig.

Sanksjoner

Norsk Sertifisering AS kan gi advarsel, suspendere eller trekke tilbake sertifikatet avhengig av klagens omfang og de beslutningene som er fattet i saken.

• Policy for upartiskhet
• Norsk Sertifisering har lang erfaring med å ta habilitetsansvar og sikre at våre beslutninger oppfattes riktige, og upartiske. Vi skal utføre våre kontrolltjenester objektivt uten å svekke våre kunders eller samarbeidspartneres tillitt og vi skal heller ikke senke våre egne krav til habilitet og upartiskhet. Dette betyr eksempelvis at:
• vi ikke kan utføre revisjon på eget selskap, ei heller våre eiere eller andre i vår familie.
• vi ikke kan utføre rådgivning eller bistand for selskap vi skal revidere.

• vi ikke skal la oss påvirke av kunder, underleverandører, samarbeidspartnere, eiere eller andre som opptrer truende eller på ulike måter ønsker å påvirke våre beslutninger og  vår forvaltning av sertifikater.

• vi før opptak av nye kunder skal vurdere interessekonflikter og evt iverksette tiltak for å sikre at revisjoner skal gjennomføres upartisk.
• dersom vår upartiskhet kan være truet skal det umiddelbart iverksettes barrierer / tiltak som hindrer uønskede hendelser.

Alle interessekonflikter og evt hendelser av upartiskhet og habilitet skal på lik linje med avvik og forbedringsforslag registreres i vårt kvalitetssystem og analyseres og gjennomgås av ledelse og ansatte for å sikre tilstrekkelig innsikt og etterlevelse av policy og regelverk.

1. 1. Våre kontrolltjenester skal innfri kravene i gjeldende standarder for sertifisering av personell og styringssystemer.

1. 2. Vi skal utføre våre kontrolltjenester
   • upartisk og uten diskriminering
   • med faglig integritet og dyktighet
   • til en pris som står i forhold til det arbeidet som utføres
   • i overensstemmelse med aktuelle lover, forskrifter, standarder og øvrige normative dokumenter
3. 3. Vi skal levere kontrolltjenester som tilfredsstiller
   • enkeltpersoners behov for sertifisering
   • arbeidslivets behov for kontrolltjenester
   • krav til åpenhet, upartiskhet og habilitet og som sikrer tillit til vår sertifisering